دانشجویانی که برای اولین بار وارد سیستم می شوند و هیچگونه تسهیلاتی اعم ا ز وام و خوابگاه از صندوق رفاه دریافت  ننموده اند می بایست از گزینه (تشکیل پرونده )اطلاعات شناسنامه ای و آموزشی مقطع جدید خود را ثبت نمایند .و بعد از تایید صحت اطلاعات دانشجو توسط کارشناس دانشگاه ، می بایست با مراجعه  دوباره به  پورتال دانشجویی و استفاده از گزینه (ورود به پورتال فاز2) با نام کاربری و کلمه عبور کدملی با خط تیره وارد سامانه شده و پس از تغییر رمز و ثبت شماره همراه از قسمت در خواست وام ، وام مورد نظر خود را انتخاب نموده و تایید نمایند .دانشجویان روزانه می بایست پس از تشکیل پرونده ، در بانک تجارت شعبه دانشگاه افتتاح حساب نموده و شماره حساب خود را به اداره رفاه دانشجویی اعلام نماید تا امکان درخواست وام برایشان میسر گردد.
دانشجویانی که ترمهای گذشته از وام صندوق رفاه در همین مقطع استفاده نموده اند ، کافیست از گزینه ورود به پورتال فاز2  درخواست وام خودرا ثبت نمایند .
پس از ثبت وام پیامکی مبنی بر ثبت درخواست وام برایشان ارسال می گردد.
** دانشجویان گرامی می بایست مدارک لازم مانند تعهد نامه محضری – کپی کارت ملی – کپی کارت دانشجویی و مدارک مختص هر وام که در راهنمای تسهیلات اداره رفاه دانشگاه عنوان شده است را در اسرع وقت به اداره رفاه دانشجویی  -ساختمان فنی مهندسی –طبقه سوم –سرکارخانم تمدنی تحویل نمایید .
تایید وام پس از بررسی مدارک و ثبت آن توسط کارشناس رفاه دانشگاه و تایید صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم ، صورت گرفته و پرداخت آن با صندوق رفاه دانشجویان می باشد.
تذکر : میزان وام پرداختی به دانشجویان درهر نیمسال بستگی به میزان اعتبار تخصیصی صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم و تعداد متقاضیان دارد.